Kørebogen er ikke bare et praktisk værktøj, men et vigtigt dokumentationskrav, når du som medarbejder eller selvstændig vil sikre, at kørselsgodtgørelsen kan udbetales skattefrit. Uden korrekt ført kørebog risikerer du, at godtgørelsen i stedet bliver skattepligtig – eller at du mister retten til fradrag.
Hvorfor er kørebogen vigtig?
Kørebogen er Skattestyrelsens grundlag for at vurdere, om en udbetalt kørselsgodtgørelse er berettiget til at være skattefri. Det er dit bevis for, at kørslen har været erhvervsmæssig, og at afregningen følger de gældende satser.
En korrekt ført kørebog er også en fordel for virksomheden. Den gør det nemt at dokumentere kontrol og overholde lovgivningen, hvis Skattestyrelsen skulle bede om indsigt.
Hvad skal en kørebog indeholde?
Uanset om du fører den på papir, i et regneark eller via en app, skal følgende oplysninger være med for hver enkelt tur:
- Dato for kørslen
- Start- og slut adresse
- Formålet med kørslen (f.eks. kundemøde, varelevering, tilsyn)
- Antal kørte kilometer
- Bilens registreringsnummer
- Eventuelle delmål på ruten
Der er ingen krav til layoutet, men oplysningerne skal være fyldestgørende, og kørebogen skal føres løbende – ikke bagudrettet på hukommelse.
Forskellige regler for ansatte og selvstændige
For ansatte
Arbejdsgiveren har ansvar for at kontrollere kørebogen, inden der udbetales skattefri kørselsgodtgørelse. Kontrollen skal kunne dokumenteres – eksempelvis med underskrift, stempel eller digital godkendelse.
Bilen skal være medarbejderens egen eller en, hvor medarbejderen selv afholder driftsomkostningerne. Det gælder også leasingbiler eller en ægtefælles bil, hvis den bruges på samme vilkår.
For selvstændige
Du skal selv sørge for at registrere al erhvervsmæssig kørsel og kunne skelne den fra privat kørsel. Start- og slutkilometer på dagen er ofte en god metode til at sikre et korrekt regnskab. Kørselsgodtgørelsen indberettes i forbindelse med årsopgørelsen.
Hvordan føres kørebogen bedst?
Der er tre typiske måder at føre kørebog på:
- Papir eller notesbog – det er den simple måde at føre kørebog på, men kræver disciplin og præcision.
- Regneark – det giver dig et overblik og kan nemt gemmes digitalt.
- Digital løsning/app – du får ofte muligheden for at automatisere registreringen af ture og kan generere rapporter, der lever op til Skattestyrelsens krav.
Digitale løsninger mindsker risikoen for fejl og gør det nemt at opdele kørsel i privat og erhvervsmæssig. Vi anbefaler derfor denne fremgangsmåde.
Gode råd til en fejlfri kørebog
- Før kørebogen dagligt – ikke på bagkant
- Skriv altid det præcise formål med turen
- Gem dokumentationen i minimum 5 år
- Sørg for, at ruten kan genkendes (brug delmål ved behov)
- Arbejdsgivere bør etablere en fast kontrolprocedure
Konsekvenser ved mangelfuld kørebog
Manglende eller utilstrækkelig dokumentation betyder, at kørselsgodtgørelsen bliver betragtet som almindelig løn og dermed beskattet. For selvstændige kan konsekvensen være, at fradrag for erhvervsmæssig kørsel bortfalder.
Forlænget frist for ændring af skatteansættelse
Som udgangspunkt kan en skatteansættelse kun ændres indtil 4 år efter udløbet af det pågældende indkomstår.
Hvis du derimod er hovedaktionær eller på anden måde har bestemmende indflydelse i den virksomhed, der stiller fri bil til rådighed, forlænges fristen til 6 år.
Kort fortalt
En kørebog er din garanti for at få korrekt og skattefri kørselsgodtgørelse. Det handler ikke kun om at opfylde lovkrav, men også om at sikre en smidig proces, god intern kontrol og tryghed ved eventuel kontrol fra Skattestyrelsen.
Har du brug for hjælp til valg af kørebog eller et ekstra sæt øjne på, om du eller dine medarbejdere har registreret korrekt, så ræk ud til os. Vi er klar til at hjælpe.
