I dag tilbyder rigtigt mange virksomheder efterhånden en frokostordning. Det bruges både som en måde at gøre lidt ekstra for sine medarbejdere, men også som et employeer branding initiativ. Det er dog et område, der ofte skaber spørgsmål, når det kommer til den såkaldte kantinemoms. Tilbyder din virksomhed jeres medarbejdere en frokostordning, er det afgørende at forstå reglerne for kantinemoms.
Hvad er kantinemoms?
Kantinemoms er en specifik form for moms, som din virksomhed skal betale, når den sælger mad eller drikkevarer til medarbejdere i en frokostordning. Det er vigtigt at skelne mellem kantinemoms og almindelig salgsmoms, da regler og satser kan variere. Den primære grund til eksistensen af kantinemoms er at sikre, at virksomheder ikke opnår en uretfærdig konkurrencefordel ved at tilbyde skattefordele til deres ansatte gennem tilskudsberettiget kantinepriser.
Den opgjorte kantinemoms reflekterer den salgsmoms, som virksomheden samlet set skal betale for mad solgt til medarbejderne. Det er ofte kun den del af kantinedriften, der vedrører almindeligt salg til medarbejdere, der skal momsbelægges med kantinemoms. Moms af indkøb til kantinen, som ikke direkte kan henføres til salg til medarbejdere – for eksempel til møder med eksterne partnere – skal håndteres anderledes.
Læs også: “Personalegoder: Hvad er skattefrit og hvad skal beskattes?”
Regler for kantinemoms
Reglerne for kantinemoms kan virke komplekse, men de er vigtige at forstå for at undgå fejl og potentielle bøder. Disse regler sikrer, at der er en fair beskatning af fordele, som medarbejdere modtager via virksomhedens frokostordning. Overordnet set handler det om, at hvis en virksomhed leverer mad eller drikkevarer til sine ansatte til en pris, der er lavere end markedsværdien, så skal differencen beskattes via kantinemomsen.
Hvilke frokostordninger påvirkes af kantinemoms?
Der findes i udgangspunktet tre typer af frokostordninger
- Simpel frokostordning. Dette kan f.eks. være:
- At maden stilles frem i virksomheden (brød og pålæg mv.)
- At medarbejderen selv tager maden i køleskabet
- At der købes take away som stilles frem i virksomheden
- Egen kantine. Dette kan f.eks. være:
- Kantine med egenbetaling for medarbejderne
- Eller en kantine med et fast månedligt bidrag via lønnen
- Ekstern kantineoperatør, hvor maden bliver leveret udefra
Det er vigtigt at pointere, at hvis maden serveres i forbindelse med et forretningsmøde med eksterne partnere, så falder det typisk ikke under kantinemoms, men derimod under almindelige momsregler for repræsentation.
Beregning af kantinemoms
Beregningen af kantinemoms kan være en udfordring, men med den rette fremgangsmåde bliver processen mere overskuelig. Kernen er at fastsætte den momspligtige værdi af fordelen, som medarbejderne opnår ved frokostordningen. Helt basalt er kantinemomsen moms af forskellen mellem den reelle indkøbspris (eller markedsværdien) af maden og den pris, medarbejderen betaler for den. Det er afgørende for beregningen at have styr på alle omkostninger forbundet med kantinedriften.
For at forenkle beregningen findes der vejledende beregninger, som Skattestyrelsen har fastsat. Disse beregninger kan anvendes som minimumsbeløb for den momspligtige værdi. Du kan læse mere om ordningerne på skat.dk ved at klikke her.
Indberetning af kantinemoms
Når kantinemomsen er beregnet, skal den naturligvis indberettes korrekt. Dette sker gennem virksomhedens almindelige momsangivelse til Skattestyrelsen. Det er afgørende, at kantinemomsen indgår som en del af virksomhedens salgsmoms. Fejl i indberetningen kan medføre efteropkrævninger og potentielle renter. Du skal her være meget opmærksom på gældende frister for din virksomheds momsindberetning.
Momsfradrag for kantinedrift
Når din virksomhed driver en kantine, er der også spørgsmål om momsfradrag for de omkostninger, der er forbundet med driften. Generelt gælder det, at du har fuldt momsfradrag for de udgifter, der dækker den momspligtige del af kantinedriften, altså den del der er omfattet af kantinemoms.
For udgifter, der vedrører andre formål, såsom repræsentation for eksterne, kan andre fradragsregler gælde. Det er vigtigt at kunne adskille disse udgifter i bogføringen for at sikre det korrekte momsfradrag. Vi hjælper dig med at strukturere din bogføring, så du altid har et klart overblik over dine fradragsberettigede omkostninger.
Den nøjagtige opdeling af momsfradrag kan være kompliceret, især hvis kantinen både serverer mad til medarbejdere og til eksterne gæster i forbindelse med møder. Her er en præcis opgørelse af de forskellige udgiftsposter vigtig.
Læs også: “Forkæler du dine medarbejdere med personalegoder?”
Gode råd til håndtering af kantinemoms
For at lette håndteringen af kantinemoms i din virksomhed har vi samlet nogle gode råd:
- Hold dig opdateret: Momsregler kan ændre sig. Vi holder os altid opdaterede og videreformidler den nyeste viden til dig.
- Klar adskillelse i regnskabet: Sørg for at have en præcis bogføring, der tydeligt adskiller udgifter til medarbejderkantinen fra andre udgifter.
- Dokumentation: Gem al relevant dokumentation for indkøb og salg i kantinen. Dette er afgørende ved en eventuel kontrol.
- Regelmæssig afstemning: Afstem løbende din kantinemoms, så du ikke får ubehagelige overraskelser.
- Søg professionel rådgivning: Er du i tvivl, er det altid bedst at søge rådgivning hos din revisor.
- Overhold dine frister: Mange gør den fejl, at de laver en beregning en gang årligt, hvilket kan medføre et tabt fradrag.
Har du yderligere spørgsmål til kantinemoms, så kontakt os. Så hjælper vi dig med at skabe klarhed over din situation.
