Når en medarbejder skal på barsel, er der flere ting, du som arbejdsgiver skal have styr på. Det gælder både varsling, indberetning, løn under barsel og muligheden for refusion. Reglerne kan hurtigt virke lidt tunge, men med de rigtige frister og satser på plads bliver det langt nemmere at håndtere i praksis.
Refusionsordninger
Hvis virksomheden betaler løn til en medarbejder under barsel, kan I som udgangspunkt søge refusion. Refusionen kræver, at medarbejderen opfylder betingelserne for barselsdagpenge.
Barselsdagpenge fra Udbetaling Danmark
Virksomheder kan få refusion svarende til de barselsdagpenge, medarbejderen ellers ville have modtaget. I 2026 er den højeste barselsdagpengesats 5.085 kr. pr. uge. Det svarer til 137,43 kr. pr. time ved fuld tid.
Supplerende refusion fra barselsudligningsordninger
Ud over barselsdagpengene kan virksomheder få yderligere refusion fra barselsudligningsordninger som Barsel.dk eller DA Barsel.
Er virksomheden omfattet af Barsel.dk, kan I fra 5. januar 2026 få op til:
- 137,43 kr. pr. time fra Udbetaling Danmark
- 102,92 kr. pr. time fra Barsel.dk
- 240,35 kr. pr. time i samlet refusion
Hvor meget I konkret kan få, afhænger blandt andet af medarbejderens timeløn.
Er virksomheden omfattet af DA Barsel, er den maksimale refussionssats fra 1. marts 2026 257,06 kr. pr. time inkl. dagpengesats for graviditets-, barsels- og fædreorlov samt forældreorlov.
OBS: Det er lovpligtigt at indbetale til en barselsudligningsordning.
Som arbejdsgiver, er der nogle vigtige overvejelser du bør gøre dig
Husk varslingsfristerne
Mor
Som arbejdsgiver er det vigtigt, at du får de rigtige oplysninger i god tid, så du kan planlægge både drift og evt. vikar. Her har mor en række klare frister:
- Senest 3 måneder før termin skal medarbejderen oplyse:
- At hun er gravid
- Hvornår hun forventer at starte sin barsel
- Om hun ønsker at gøre brug af 4 ugers orlov før forventet fødsel
- Senest 6 uger efter fødslen skal hun give besked om:
- Hvornår hun vil vende tilbage til arbejdet
- Hvordan hun planlægger at afholde resten af sin orlov
Det er især vigtigt at være opmærksom på fristen efter fødslen, da den har betydning for planlægning af både refusion og bemanding.
Far eller medmor
For far eller medmor er fristerne lidt anderledes og typisk kortere. Her er det vigtigt at være opmærksom på:
- Senest 4 uger før termin skal medarbejderen oplyse:
- Om der ønskes orlov i de første 10 uger efter fødslen
- Hvornår orloven forventes at starte
- Senest 6 uger efter fødslen skal der gives besked om:
- Hvordan resten af orloven planlægges. F.eks. hvis du får overdraget barsel fra den anden forælder.
- Hvornår medarbejderen forventer at vende tilbage
- Hvis du ønsker at holde op til 5 uger orlov efter barnets første år.
Det kan være en god idé som arbejdsgiver at tage dialogen tidligt, da mange vælger at fordele orloven fleksibelt mellem forældrene.
Indberetning af barsel/orlov
Som arbejdsgiver skal I altid indberette medarbejderens barsel i NemRefusion. Det gælder både, hvis I betaler løn under barslen, eller hvis medarbejderen skal have barselsdagpenge direkte fra Udbetaling Danmark. I kan tidligst indberette orloven på medarbejderens første orlovsdag.
Frist for at søge refusion
Hvis I udbetaler løn under barslen, kan I søge refusion månedligt, kvartalsvist eller efter endt barsel. Fristen er som udgangspunkt senest 8 uger efter medarbejderens sidste orlovsdag med løn. Hvis I kun betaler løn i en del af barslen, er fristen 8 uger efter, at lønnen stopper.
Nye regler fra 2025 gælder fortsat
Reglerne fra 1. januar 2025 om surrogataftaler og stedbarnsadoption er fortsat relevante. Ved stedbarnsadoption af et barn under 1 år kan der f.eks. være ret til orlov med barselsdagpenge, og ved surrogataftaler fra 1. januar 2025 eller senere har de tiltænkte forældre som hovedregel hver 24 ugers orlov efter fødslen, hvis de bor sammen på fødselstidspunktet.
Skal vi hjælpe dig med barselsreglerne
At navigere i barselsreglerne og sikre korrekt håndtering af refusionsansøgninger kan være komplekst. Vi kan hjælpe dig med overholdelse af gældende regler og frister, korrekt indberetning og ansøgning om refusion og så står vi altid til rådighed for spørgsmål om de nyeste ændringer i barselsloven.
