Mange virksomheder kæmper med manglende eller krøllede kvitteringer, især i forbindelse med køb i detailhandlen. Det kan give frustration i hverdagen og gøre det svært at leve op til dokumentationskravene i den nye bogføringslov.
Heldigvis findes der digitale løsninger, som gør det lettere for både medarbejdere og ledelse at holde styr på virksomhedens udgifter. Én af dem er Nexi Smart Receipt – også tidligere kendt som Storebox – som er en gratis platform, der automatisk samler kvitteringer digitalt og sikkert. Og siden det er gratis, hvorfor så ikke bruge tre minutter på at oprette sig og gøre bilagshåndteringen lidt nemmere?
Hvad er Nexi Smart Receipt?
Nexi Smart Receipt er en tjeneste, der gør det muligt at modtage og opbevare kvitteringer digitalt. Når man tilknytter sine betalingskort (erhverv eller privat), bliver kvitteringer fra tusindvis af butikker automatisk gemt i Nexi Smart Receipt – helt uden, at man selv skal gøre noget.
Kvitteringerne kan tilgås via app, og platformen bruges både af privatpersoner og virksomheder. I Danmark er Nexi Smart Receipt blandt andet integreret med kæder som Føtex, Bilka, Netto, Matas, Uno-X, Silvan og flere andre.
Nexi Smart Receipt er ikke et regnskabsprogram i sig selv, men det kan nemt bruges som en del af virksomhedens digitale bilagsflow. Kvitteringer kan eksempelvis eksporteres som PDF og videresendes til bogholderen eller til virksomhedens bogføringssystem.
Vær dog opmærksom på:
- Ikke alle butikker understøtter Nexi Smart Receipt. Du kan dog uploade din kvittering manuelt.
- Kvitteringer registreres først fra det tidspunkt, betalingskortet er tilknyttet
- Kobler du dit private betalingskort på vil disse kvitteringer også være synlige i appen
Fordele for virksomheder ved at bruge Nexi Smart Receipt
Der er mange fordele ved at bruge Nexi Smart Receipt som en del af virksomhedens bilagshåndtering:
- Ingen mistede kvitteringer da alt gemmes digitalt og sikkert
- Medarbejdere slipper for at tage billeder og sende bilag manuelt
- Nemmere dokumentation f.eks. i forbindelse med revision, fradrag og refusion
- Mere miljøvenligt da man får færre papirkvitteringer
- Man får et bedre overblik da kvitteringer kan søges frem og kategoriseres
- Nemmere at returnere varer da kvitteringen altid er lige ved hånden
Nexi Smart Receipt er en hjælp til jer som virksomhed, og et værktøj der gør det nemmere at få styr på dokumentationen. Det er til stor gavn for både jer selv og den, der står for bogføringen.
Sådan kommer I i gang med Nexi Smart Receipt
- Download Nexi Smart Receipt-appen i App Store eller Google Play
- Du bliver nu mødt af forsiden, hvor du kan tilføje dit kort.
Alternativt kan du vælge “Kort” i bunden af skærmen og tilføje dine kort, hvis du har flere. - Du bliver bedt om at verificere dit kort med MitID.
- Appen er klar til brug.
Sådan sender du bilag til din bogholder eller bogføringssystem
- Klik på de kvitteringer der skal deles
- Under hver kvittering, vælger du enten “Download kvittering” eller “Del”.
- Vælg, hvordan du vil sende bilaget (f.eks. Outlook, Gmail, iOS Mail eller andet)
